In het kort
Een logische digitale manier van werken
De tools en digitale processen van Weemaes lieten niet toe om verder te schalen zonder te investeren in extra (administratief) personeel. We vertrokken van een logische digitale flow waarbij we interne en externe processen ondersteunen, optimaliseren en automatiseren.
Weemaes, krak in glas.
Weemaes is een gevestigde speler in glasherstel. Met een team van 70 medewerkers en een jaarlijkse omzet van meer dan €5M maken ze naam door uitmuntende kwaliteit, hoge snelheid en vlotte service.
Ze blijven, zelfs na de groei van de afgelopen jaren, heel ambitieus en willen de komende jaren stevig groeien. Hun doel? De beste zijn in hun vak door hun klanten de beste en snelste service te bieden.
Groei brengt uitdagingen met zich mee.
Er waren enkele duidelijke operationele pijnpunten die de efficiëntie en productiviteit in de weg stonden:
- Inefficiënte plannen
Het opmaken van een planning was een grote manuele puzzel met last-minute wijzigingen. Dat maakt planning kwetsbaar en niet schaalbaar. - Te veel tijd in de camionette
Elke 5 minuten meer in een camionette, is 5 minuten minder op de werf. En dat loopt al snel op bij tientallen mensen op de baan. - Onvolledige opmetingen
Gegevens waren soms onvolledig, onduidelijk of moeilijk bruikbaar voor offerte, bestelling en planning. - Fouten in de administratie
Door manuele notities en ontbrekende parameters moest de binnendienst vaak opnieuw vragen stellen, data corrigeren of informatie verzamelen. - Geen centrale flow
Hoewel iedereen zijn of haar deel goed deed, werkten de tools en processen niet samen. Dat leidt tot vertraging, miscommunicatie en frustratie.
Optimale dagplanning dankzij slimme routeberekening.
We geloven in oplossingen op korte termijn vanuit een visie op lange termijn. We starten dus waar we het meest impact in tijd of centen maken. In dit geval, de planningsmodule.
De nieuwe planningstool berekent en optimaliseert routes, en houdt daarbij ook rekening met heel wat interne en externe parameters, zoals de locatie van de werf, verkeerspieken, type werf, weersomstandigheden, parkeerverbod, externe hulpmiddelen (zoals stelling, kraan...), vaardigheden van de medewerkers en meer.
Intelligente routeberekening zorgt voor extra opdrachten.
Planners zien nu in één oogopslag wat haalbaar is, welke routes het meest logisch zijn en waar ruimte zit voor extra opdrachten.
Last-minute wijzigingen zijn geen probleem, het systeem laat toe om stops toe te voegen of te verwijderen en herberekent zodat de resources (mensen, bestelwagens en machines) optimaal worden ingepland.
Vandaag kan elke opmeter en elk team op de baan, dankzij betere routes en intelligente bundeling van opdrachten, gemiddeld één extra opdracht per dag uitvoeren. Op een team van vijftig mensen heeft dat een enorme impact.
Snelle en foutloze offertes dankzij een opmeettool op maat.
We ontwikkelen een CPQ-tool op maat (Configure-Price-Quote) die eenvoudig aanvoelt voor de opmeter, maar op de achtergrond heel wat zaken verzamelt. Wat voorheen een bron van variatie en fouten was, is nu één uniforme, foutbestendinge inputstroom die heel wat processen in gang steekt.
De opmeting is het vertrekpunt van een hele flow:
- Versturen van een offerte
In combinatie met een prijslijst hebben we alle parameters in handen om een offerte op te maken en te versturen - Bestellen bij de leverancier
Op basis van het type glas, de afmetingen en enkele andere parameters, kan automatisch een bestelling geplaatst worden bij de leverancier. - Uitwerking van de briefing voor de plaatsers
De opmeter duidt aan wat belangrijke vaardigheden zijn, of er hulpmiddelen nodig zijn en waar de plaatser moet op letten - Inlichten van een projectleider
De projectleider wordt automatisch betrokken bij het project als er complexe of afwijkende parameters zijn. - Opmaak van de factuur
Na akkoord en uitvoering, wordt ook de factuur automatisch opgemaakt en verstuurd
De impact voor Weemaes? Meer doen met minder.
Vandaag krijgt Weemaes dankzij deze tools elke dag meer werk gedaan, met dezelfde mensen. De resultaten zijn tastbaar.
- Techniekers voeren vandaag structureel meer opdrachten uit.
- Het planningsteam kan kleiner en efficiënter werken.
- De kwaliteit van gegevens is sterk verbeterd.
- Minder fouten dankzij automatisering van repetitieve taken. Meer focus op wat echt telt: een topservice bieden.
- Tevreden medewerkers en een snelle adoptie dankzij een intuïtieve en aantrekkelijke interface.
Door de totale winst in tijd, efficiëntie en foutreductie verdient het project zichzelf binnen het jaar terug, en vormt het een schaalbare basis voor verdere groei.
En nu? Verder richting volledige digitale flow.
Met de bouwstenen van planning en de opmeting ligt nu een duidelijke toekomst gericht op automatische flows klaar bij Weemaes. Geen losse tools meer die niet met elkaar praten, maar een helder ecosysteem waarin elke stap logisch op de vorige volgt.
- Aanvragen vanuit verschillende kanalen komen binnen in één centraal portaal.
- Opmetingen worden automatisch ingepland.
- De opmeting en prijsberekening gebeurt volledig digitaal.
- Klanten ontvangen automatische notificaties en kiezen digitaal een tijdslot voor plaatsing.
- Facturen gaan automatisch de deur uit, ook bij voorschotten.
- Bestellingen worden onmiddellijk geplaatst bij externe leveranciers.
- Projecten komen rechtstreeks in de planning terecht.
- Techniekers ontvangen automatisch een volledige en foutloze briefing.
- Dankzij de koppeling met de boekhoudsoftware volgen medewerkers betalingen eenvoudig op in hetzelfde systeem.
Weemaes evolueert daarmee naar een volledig digitale flow waarin manuele stappen verdwijnen en de organisatie groeit zonder extra administratieve lasten.
Software en tools moeten bedrijven ondersteunen en processen optimaliseren. We zien helaas te vaak ondernemingen vastlopen in hun standaard software. Een slim uitgedacht digitale flow laat toe om efficiënter te werken en sneller te groeien.
Wil je ook graag meer doen met minder?
