Plan International Belgium

Dit online platform helpt om het beheer en de opvolging van de projecten bij Plan International België inzichtelijk te maken.

Overzicht

The Fr@me dient om een globaal inzicht te krijgen in de verschillende projecten waar Plan International België actief aan meewerkt: deels in het financiële luik (budget) maar grotendeels in het inhoudelijke.

Deze centralisatie van zowel de definitie, de inhoudelijke opvolging, de bijhorende documenten als de financiële status van een project, zorgen ervoor dat deze applicatie niet alleen kan dienen voor beheer en opvolging, maar ook als monitoring tool.

Services

Een gebruiksvriendelijke webapplicatie die dient als centrale kennisbank en tool voor het opvolgen van alle projecten zorgt er voor dat alle informatie éénduidig en snel beschikbaar is.

Wie is de klant?

Plan International België streeft naar een wereld waar alle kinderen, jongens én meisjes, de kans krijgen om naar school te gaan, zelf keuzes te maken over hun lichaam en leven, betrokken worden bij beslissingen die voor hen belangrijk zijn en zich te ontplooien vrij van angst en geweld.

Centralisatie leidt tot transparantie en kennisdeling op een intuïtieve manier.

Uitdaging

Een meer uniforme aanpak van het beheer en de opvolging van een project helpt niet alleen om efficiënter te werken maar ook om kennis te delen met collega’s. Zowel binnen als buiten het project. De centralisatie van alle gegevens moet ook zorgen voor minder e-mails, meetings en bestanden.

Daarbovenop kan een slimme overkoepelende kijk op de verschillende projecten inzicht verlenen in de globale status van alle projecten.

Meerwaarde voor de klant

De applicatie moet dienen als enige versie van de waarheid waar alle informatie steeds zo accuraat mogelijk is en nooit kan achterlopen op andere informatie (e-mails, andere software, documenten, …). Essentieel in dit onderdeel is dat de applicatie leidend is.

De combinatie van (geautomatiseerde) herinneringen, een set van gedefinieerde verantwoordelijkheden per rol en/of project, de integraties met andere software en de betrokkenheid van zowel het management als de mensen in het veld, zorgt ervoor dat deze oplossing kan dienen als een operationele meerwaarde binnen de gehele organisatie.

The Fr@me is een schoolvoorbeeld van de voordelen die een project op maat kunnen bieden.

Project flow met track changes

Elk project moet een flow doorlopen van proposal tot archived waarbij elke fase een eigen set aan voorwaarden en eventuele extra mogelijkheden heeft. Het systeem is zo gebouwd dat er inzicht is in elke fase met de definitie van het toenmalige project.

Exports

Van elk project kan de gebruiker (afhankelijk van zijn/haar rol) exports maken binnen een bepaalde template naar Excel, Word of PDF.
Deze gestandaardiseerde exports zorgen voor een uniformiteit binnen de organisatie maar ook in externe communicatie.

Document management

Elke file die opgeladen en/of aangemaakt wordt binnen de applicatie krijgt een plaats toegewezen binnen de OneDrive van Plan International Belgium. Op die manier heeft elk project een gelijkaardige folder en file-structuur.

Alerts & notificaties

Verschillende gebruikers hebben verschillende verantwoordelijkheden of worden verondersteld ingelicht te zijn over bepaalde gebeurtenissen en veranderingen binnen een project. Daarom kan de applicatie – afhankelijk van de gedefinieerde instellingen van het project – de betrokken gebruikers inlichten.

Authenticatie & autorisatie

Elke betrokkene – van ver of dichtbij – bij een project heeft toegang nodig tot de applicatie. Door een rollen – en rechtensysteem te introduceren kan er bepaald worden welke user, binnen welk project, toegang heeft tot welke data en welke functionaliteiten deze gebruiker kan gebruiken.

Office 365

Om ten volle gebruik te kunnen maken van de OneDrive integratie moet elke gebruiker deel uitmaken van de Office 365-omgeving van Plan International Belgium. Bij het aanmaken van een gebruiker wordt er via het e-mailadres gecontroleerd of deze gebruiker ook effectief deel uitmaakt van die omgeving.

Exact Globe

De communicatie over het financiële aspect gebeurt door een onrechtstreekse communicatie (dmv file import) met Exact Globe.

Onze aanpak

Analyse & strategie

In een eerste sessie verwierven we inzicht in de werking, het jargon en noden van Plan International België. De daarop volgende workshops kaderden steeds in een onderdeel van het project waarbij we dat specifieke deel vertaalden in functioneel gedrag met de mogelijkheden en meerwaarde voor de gebruikers.

Concept & design

Op basis van de duidelijke functionele analyse worden de eerste wireframes gecreëerd.
Deze worden opnieuw overlopen en besproken met de klant waarbij we telkens duidelijk overlopen of alle functionaliteiten aanwezig zijn en geïmplementeerd worden zoals gewenst.
Na de nodige feedback en aanpassingen komen we tot perfect afgelijnde en afgewerkte wireframes die dan vertaald kunnen worden naar een design.

In de designfase wordt op basis van de bestaande huisstijl verder gewerkt. Er wordt een kleurenpalet bepaald, de nodige lettertypes gekozen en alle interface elementen die gebruikt worden binnen het platform worden uitgewerkt. Met deze interface elementen worden alle pagina’s opgebouwd.

Ontwikkeling

Er is gekozen voor een traditionele API centric setup waarbij backend en frontend van elkaar gescheiden worden.

Laravel

Om onze focus te houden op het maatwerk en (hopelijk) niemand de behoefte voelt om het wiel opnieuw uit te vinden, maken we gebruik van een Laravel backend met Doctrine integratie.

Vue

De volledige voorkant is gebouwd met Vue.js waardoor we de focus kunnen leggen op het gebruiksgemak van de applicatie.

Vertel ons jouw verhaal, en wij helpen jou verder!

Bekijk ook onze andere cases

heraCLES

Interne online webapplicatie bedoeld voor projectopvolging en informatiebeheer.

Lees verder

Cikler

Een intuïtieve routeplanner voor fietstoerisme die de focus legt op beleving

Lees verder